AQHA -kilplailujen järjestäminen, mitä se vaatii?
Järjestelyt
Mitä tarvitaan?
Kun ylläolevat asiat ovat kunnossa voi siirtyä täyttämään AQHA:n Show Approval Form -lomakkeen.
Tutustu myös AQHA:n sääntökirjaan - AQHA Rulebook 2020
Mitä tarvitaan?
- Kilpailupäivämäärä. Kannattaa varmistaa ettei samana päivänä ole muita kilpailuja Suomessa tai Quarterhevosten Euroopanmestaruuskilpailut ( FEQHA European Championships). EM-kilpailut järjestetään yleensä elokuussa eikä sinä aikana AQHA myönnä kilpailuja muualle Eurooppaan.
- Tuomari. AQHA:n tuomarilistalta (tuomarilista on vain jäsenille tarkoitetulla sivulla, vaatii kirjautumisen) löydät kaikki AQHA:n hyväksymät tuomarit. Jos haluaa samassa kilpailuissa tarjota myös esim. NRHA tai APHA-luokkia, niin kannattaa varmistaa että tuomarilla on valtuudet tuomaroida myös kyseisiä luokkia. Huom! Henkilö joka tulee kilpailemaan kisoissa ei saa olla yhteyksissä tuomariin.
- Show Manager / kilpailun johtaja. Kilpailun johtajalla on oltava voimassa oleva AQHA:n jäsenyys.
- Show Secretary / kilpailusihteeri. Sihteerillä on oltava voimassa oleva AQHA:n jäsenyys. Sihteeri on vastuussa kilpailutuloksien lähettämisestä AQHA:lle. Tämä on vaativin tehtävä AQHA:n kisoissa.
- Ring steward / kehäsihteeri. Kehäsihteeri huolehtii tuomarista (kilpailujen aikana) ja kirjoittaa kilpailutulokset suorituksen aikana. Mikäli käytössä on ulkomainen tuomari, kehäsihteeriltä vaaditaan kielitaitoa. AQHA:n jäsenyyttä ei tarvita, mutta paljon yleistä tietämystä vaaditaan.
Kun ylläolevat asiat ovat kunnossa voi siirtyä täyttämään AQHA:n Show Approval Form -lomakkeen.
Tutustu myös AQHA:n sääntökirjaan - AQHA Rulebook 2020
AQHA Show Approval Form - kuinka se täytetään
Kilpailujen anomislomake löytyy täältä.
HUOM! AQHA toivoo, että hakulomake olisi heillä 120 päivää (4 kk) ennen kilpailujen alkamista, mutta kansainvälisissä kilpailuissa riittää vähempikin aika ilman sakkomaksuja.
Täyttämisohjeet:
1. Show name = kilpailun nimi
2. Name of Sponsor Group or Individual Financially Responsible = Järjestäjä (esim. ratsastusseura) ja järjestäjän yhteystiedot.
Huom! Järjestäjältä vaaditaan AQHA:n jäsenyys.
3. Sponsor representative = Järjestäjävän tahon edustushenkilö, voi olla sama kuin esim. kilpailusihteeri tai kilpailun johtaja. Huom! Tämä henkilö ei voi olla kilpailija.
4. Name of Arena = Kilpailutapahtuman osoite
Show Approval Fee = 100 $
Korttitiedot - Huom! Kortin haltija ei voi olla kilpailija.
----
5. Show Type = Kilpailutyyppi, valitse tarpeen mukaan.
6. Was this Show held last year? = Pidettiinkö samat kilpailut viime vuonna?
7. Show date = Kilpailupäivämäärä/t
8. Deadline for entries = Viimeinen ilmoittautumispäivä
9. Jos kilpailuissa tarjotaan jotain muita luokkia esim. FEI tai NRHA, SRL, ne merkitään tähän.
11. Jos järjestävä taho on muu kuin SQHY esim. ratsastusseura, valitse - This Show is a State Affiliate Approved Show, but NOT run by the State Affiliate
12. Print name of individual completing the form = Lomakkeen täyttäjän nimi ja yhteystiedot
13. Statement of Cooperation in Drug Testing - lue läpi
14. Disclaimer of Responsibility for Participants Safety - lue läpi
15. Indemnity Against Loss - lue läpi
Kilpailun johtajan (Show manager) ja kilpailusihteerin (Show Secretary) allekirjoitukset
16. Ruksaa lähetetäänkö kilpailutiedot sihteerille vai kilpailun johtajalle
17. Show Manager / Kilpailun johtajan tiedot
18. Show Secretary / Kilpailusihteerin tiedot
19. Kilpailijoiden yhteyshenkilö (voi olla sama kuin kilpailusihteeri tai kilpailiun johtaja, jos näin - ruksaa Show Secretary tai Show Manager)
20. Ring Steward / Kehäsihteeri. Täytä kesäsihteerin/sihteerien tiedot tähän (ei pakollinen)
21. General rule / guidelines - lue läpi
22. Judges - Täytä tuomarin/tuomareiden tiedot
----
American Quarter Horse Association Show Management & Sponsor Statement of Promise
- Lue läpi ja pyydä kilpailun johtajan (Show Manager) allekirjoitus.
----
Ruksaa luokkavalinnat. Katso minimivaatimukset hakemuksesta.
Täältä Google Drive kansiosta voit katsoa Show Application -esimerkin, yhden tuomarin kisoihin. Esimerkkihakemus on vanhanmallinen, mutta tärkeimmät asiat löytyvät siitä kyllä.
Kilpailujen anomislomake löytyy täältä.
HUOM! AQHA toivoo, että hakulomake olisi heillä 120 päivää (4 kk) ennen kilpailujen alkamista, mutta kansainvälisissä kilpailuissa riittää vähempikin aika ilman sakkomaksuja.
Täyttämisohjeet:
1. Show name = kilpailun nimi
2. Name of Sponsor Group or Individual Financially Responsible = Järjestäjä (esim. ratsastusseura) ja järjestäjän yhteystiedot.
Huom! Järjestäjältä vaaditaan AQHA:n jäsenyys.
3. Sponsor representative = Järjestäjävän tahon edustushenkilö, voi olla sama kuin esim. kilpailusihteeri tai kilpailun johtaja. Huom! Tämä henkilö ei voi olla kilpailija.
4. Name of Arena = Kilpailutapahtuman osoite
Show Approval Fee = 100 $
Korttitiedot - Huom! Kortin haltija ei voi olla kilpailija.
----
5. Show Type = Kilpailutyyppi, valitse tarpeen mukaan.
6. Was this Show held last year? = Pidettiinkö samat kilpailut viime vuonna?
7. Show date = Kilpailupäivämäärä/t
8. Deadline for entries = Viimeinen ilmoittautumispäivä
9. Jos kilpailuissa tarjotaan jotain muita luokkia esim. FEI tai NRHA, SRL, ne merkitään tähän.
11. Jos järjestävä taho on muu kuin SQHY esim. ratsastusseura, valitse - This Show is a State Affiliate Approved Show, but NOT run by the State Affiliate
12. Print name of individual completing the form = Lomakkeen täyttäjän nimi ja yhteystiedot
13. Statement of Cooperation in Drug Testing - lue läpi
14. Disclaimer of Responsibility for Participants Safety - lue läpi
15. Indemnity Against Loss - lue läpi
Kilpailun johtajan (Show manager) ja kilpailusihteerin (Show Secretary) allekirjoitukset
16. Ruksaa lähetetäänkö kilpailutiedot sihteerille vai kilpailun johtajalle
17. Show Manager / Kilpailun johtajan tiedot
18. Show Secretary / Kilpailusihteerin tiedot
19. Kilpailijoiden yhteyshenkilö (voi olla sama kuin kilpailusihteeri tai kilpailiun johtaja, jos näin - ruksaa Show Secretary tai Show Manager)
20. Ring Steward / Kehäsihteeri. Täytä kesäsihteerin/sihteerien tiedot tähän (ei pakollinen)
21. General rule / guidelines - lue läpi
22. Judges - Täytä tuomarin/tuomareiden tiedot
----
American Quarter Horse Association Show Management & Sponsor Statement of Promise
- Lue läpi ja pyydä kilpailun johtajan (Show Manager) allekirjoitus.
----
Ruksaa luokkavalinnat. Katso minimivaatimukset hakemuksesta.
Täältä Google Drive kansiosta voit katsoa Show Application -esimerkin, yhden tuomarin kisoihin. Esimerkkihakemus on vanhanmallinen, mutta tärkeimmät asiat löytyvät siitä kyllä.
[email protected]Hakemuksen lähettäminen
Kun hakemus on täytetty, skannaa se ja lähetä osoitteeseen (2020): [email protected]
Kannattaa pyytää vahvistus hakemuksen vastaanotolle.
Mikäli varmistuksen jälkeen AQHA:lta ei kuulu mitään kuukauteen niin kannattaa ottaa heihin yhteyttä ja varmistaa että kaikki on ok kilpailuhakemuksen kanssa.
Kun hakemus on täytetty, skannaa se ja lähetä osoitteeseen (2020): [email protected]
Kannattaa pyytää vahvistus hakemuksen vastaanotolle.
Mikäli varmistuksen jälkeen AQHA:lta ei kuulu mitään kuukauteen niin kannattaa ottaa heihin yhteyttä ja varmistaa että kaikki on ok kilpailuhakemuksen kanssa.
Hyväksytty kisahakemus
Kun AQHA on hyväksynyt hakemuksen, sihteerille tulee viesti ja hänelle ilmoitetaan kilpailun numero.
Kilpailutapahtuma on silloin avattu ja sihteeri voi kirjautua sisään omalle AQHA-jäsensivulleen ja käydä tarkistamassa kilpailutapahtuman tiedot (Show Result Upload -linkki). Show Results upload sivuston avulla kilpailusihteeri pystyy esim. tarkistamaan kilpailijan AQHA ID numeron avulla onko jäsenyys voimassa ja millainen jäsenyys heillä on, sekä hevosen rekisteritiedot.
Kannattaa käydä läpi ja tarkistaa, että kaikki anotut luokat ovat mukana AQHA:n lähettämässä luokkalistassa.
Kun AQHA on hyväksynyt hakemuksen, sihteerille tulee viesti ja hänelle ilmoitetaan kilpailun numero.
Kilpailutapahtuma on silloin avattu ja sihteeri voi kirjautua sisään omalle AQHA-jäsensivulleen ja käydä tarkistamassa kilpailutapahtuman tiedot (Show Result Upload -linkki). Show Results upload sivuston avulla kilpailusihteeri pystyy esim. tarkistamaan kilpailijan AQHA ID numeron avulla onko jäsenyys voimassa ja millainen jäsenyys heillä on, sekä hevosen rekisteritiedot.
Kannattaa käydä läpi ja tarkistaa, että kaikki anotut luokat ovat mukana AQHA:n lähettämässä luokkalistassa.
Kilpailukutsu
Kilpailukutsussa on tultava ilmi kaikki tarjottavat luokat sekä maksut.
Huomoithan että AQHA perii jokaiselta hevoselta Show Processing Fee -maksun. Yksi maksu/hevonen/tuomari. Esim. jos on kahden tuomarin kilpailut - on perittävä kaksi kertaa Show Processing Fee -maksu/hevonen.
Kilpailukutsussa on tultava ilmi kaikki tarjottavat luokat sekä maksut.
Huomoithan että AQHA perii jokaiselta hevoselta Show Processing Fee -maksun. Yksi maksu/hevonen/tuomari. Esim. jos on kahden tuomarin kilpailut - on perittävä kaksi kertaa Show Processing Fee -maksu/hevonen.
Kilpailutapahtuma
Kilpailutapahtumaa varten tarvitaan:
1. AQHA -ruusukeet. Lisäinfoa täältä.
2. Tulostettu versio AQHA:n lähettämästä tiedostosta: Show Approval Non-drug Packet.pdf. Varmista että kansliasta löytyy tarpeeksi lomakkeita. Lomakkeet löytyvät myös täältä.
3. Tulostetut ja valmiiksi täytetyt (luokat ja kilpailunumerot) arvostelupöytäkirjat (Score Sheets) ja tuomarikortit (Judges Placing Cards)
4. Yksi kopio uusimmasta AQHA:n sääntökirjasta, voi olla myös esim. nettiversiona tai mobiiliaplikaationa.
5. Tulostetut versiot näistä ilmoituksista:
- AQHA’s Disclaimer of Responsibility
- AQHA's Statement of Position on Animal Welfare
Molemmat ilmoitukset voi ladata täältä.
Huom! Ilmoitukset oltava esillä kilpailupaikalla.
Kilpailutapahtumaa varten tarvitaan:
1. AQHA -ruusukeet. Lisäinfoa täältä.
2. Tulostettu versio AQHA:n lähettämästä tiedostosta: Show Approval Non-drug Packet.pdf. Varmista että kansliasta löytyy tarpeeksi lomakkeita. Lomakkeet löytyvät myös täältä.
3. Tulostetut ja valmiiksi täytetyt (luokat ja kilpailunumerot) arvostelupöytäkirjat (Score Sheets) ja tuomarikortit (Judges Placing Cards)
4. Yksi kopio uusimmasta AQHA:n sääntökirjasta, voi olla myös esim. nettiversiona tai mobiiliaplikaationa.
5. Tulostetut versiot näistä ilmoituksista:
- AQHA’s Disclaimer of Responsibility
- AQHA's Statement of Position on Animal Welfare
Molemmat ilmoitukset voi ladata täältä.
Huom! Ilmoitukset oltava esillä kilpailupaikalla.
Kilpailujen aikana
1. Sihteeri varmistaa, että kehäsihteerillä on aina saatava oikeat lähtölistat, arvostelupöytäkirjat ja tuomarikortit.
2. Sihteeri varmistaa, että tuomari/t on allekirjoittanut kaikki arvostelupöytäkirjat ja tuomarikortit.
3. Sihteeri tai kilpailun johtaja täyttää Judge Evaluation -lomakkeen (tuomarin arvostelulomake).
1. Sihteeri varmistaa, että kehäsihteerillä on aina saatava oikeat lähtölistat, arvostelupöytäkirjat ja tuomarikortit.
2. Sihteeri varmistaa, että tuomari/t on allekirjoittanut kaikki arvostelupöytäkirjat ja tuomarikortit.
3. Sihteeri tai kilpailun johtaja täyttää Judge Evaluation -lomakkeen (tuomarin arvostelulomake).
Kilpailujen jälkeen
1. Sihteeri lisää tulokset Show Results Uploadin kautta netistä. Ohjeet löytyvät täältä.
2. Sihteeri lähettää kopion Show Rosterista (voi kopioda esim. AQHA Show Result Upload -sivustolta) osoitteeseen: [email protected]
3. AQHA:lle lähtetetään postitse alkuperäiset kopiot mm. Show Processing Fee -lomakkeesta, tuomarin arvostelupöytäkirjoista ja tuomarikorteista. Katso koko lista lähetettävistä dokumenteista AQHA:n lähettämästä Show Approval Non-drug Packet.pdf -tiedostosta. Lista vaadituista dokumentesta saattaa vaihtua vähän vuodesta toiselle.
4. Ennen kuin lähetätte dokumentit postitse niistä pitää ottaa kopiot tai skannata ne, sillä jos ne katoavat matkalla, kopiot ovat silti olemassa.
5. Kirje kannattaa lähettää kirjattuna niin kirjeen kulkua pystytään seuraamaan ja mahdollisesti löytämään se jos se häviää.
1. Sihteeri lisää tulokset Show Results Uploadin kautta netistä. Ohjeet löytyvät täältä.
2. Sihteeri lähettää kopion Show Rosterista (voi kopioda esim. AQHA Show Result Upload -sivustolta) osoitteeseen: [email protected]
3. AQHA:lle lähtetetään postitse alkuperäiset kopiot mm. Show Processing Fee -lomakkeesta, tuomarin arvostelupöytäkirjoista ja tuomarikorteista. Katso koko lista lähetettävistä dokumenteista AQHA:n lähettämästä Show Approval Non-drug Packet.pdf -tiedostosta. Lista vaadituista dokumentesta saattaa vaihtua vähän vuodesta toiselle.
4. Ennen kuin lähetätte dokumentit postitse niistä pitää ottaa kopiot tai skannata ne, sillä jos ne katoavat matkalla, kopiot ovat silti olemassa.
5. Kirje kannattaa lähettää kirjattuna niin kirjeen kulkua pystytään seuraamaan ja mahdollisesti löytämään se jos se häviää.
Jäikö jotain epäselväksi, tai onko kysyttävää? Olkaa hyvä ottaakaa yhteyttä [email protected].